Kunden berichten
von ihren Erfahrungen mit iX-Haus

Hintergründe zur Wechselstory:

Mortensen Immobilien sieht sich als Vorreiter in der Digitalisierung und wurde dieses Jahr u.a. für sein digitales Verwaltungskonzept vom VDIV (Verband deutscher Immobilienverwalter) zum „Immobilienverwalter des Jahres 2020“ ausgezeichnet. Zur Umsetzung des digitalisierten Verwaltungskonzepts wurde eine umfängliche Softwarelösung benötigt. Ein hoher Personalisierungsgrad und eine aktive Schnittstellenlösung, um vereinzelte Geschäftsprozesse mit Prop Tech Firmen zu ermöglichen, standen für uns im Vordergrund. Nach einiger Recherche haben wir uns für den Wechsel zu iX-Haus entscheiden, da unsere zuvor eingesetzte Software diese Kriterien nicht erfüllen konnte.

Individualisierungsmöglichkeiten sind für uns das A und O: Wir wollten eine Software, die eine zuverlässige Basis bietet und sich dank vieler Schnittstellen und Partnerlösungen individuell an unsere Bedürfnisse anpassen lässt. Diese Vielfalt erlaubt uns, dass unsere Mitarbeiter nur eine Software einsetzen müssen. Das hat auch den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess deutlich vereinfacht. Das Ziel war es, Effizienz und Transparenz für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen zu steigern, indem wir unsere Prozesse automatisieren und standardisieren. Das Ergebnis: Unser gesamter Dokumenten- und Datenbestand ist durch das angebundene DMS System DocuWare zentralisiert, 100% digital verfügbar und übersichtlich angeordnet. Zudem bildet der umfangreiche Datenexport aus iX-Haus in das Kalkulationsprogramm Excel die Basis für unser eigens entwickeltes Objekt- und Portfolioreporting. Aus diesem Reporting erhalten unsere Kunden einen detaillierten Überblick über Ihr Immobilienvermögen.

Wir standen dem Wechsel positiv gegenüber, waren uns aber auch potenzieller Herausforderungen bewusst, die es präventiv zu verhindern galt. Zunächst war es das Ziel, den „normalen“ Betrieb (Buchhaltung, Stammdatenpflege, Vertragsmanagement, etc.) in iX-Haus abzubilden. Dieser Übergang gelang uns auch sehr gut, da die Zusammenarbeit mit Spacewell Germany von Beginn an hervorragend lief. Die Planung und der Wechselprozess waren gut strukturiert. Anhand der gemeinsamen Gespräche konnte unser Spacewell-Consultant schnell abschätzen, wie viele Termine in welchem Zeitraum nötig wären und in welchem Ablauf die Umsetzung erfolgen würde. Die Schulungen halfen uns schon vor der Inbetriebnahme; so gelang ein reibungsloser Übergang von der alten Software zu iX-Haus.
Nach der Einführung der Grundfunktionen haben wir iX-Haus, um diverse Module erweitert. Uns war es wichtig, dass wir möglichst alle Prozesse in iX-Haus oder in angebundenen Partnerlösungen realisieren. Für kontinuierliche Erweiterungen von iX-Haus stehen wir regelmäßig mit dem Consulting Team von Spacewell Germany in Kontakt. Dabei erzeugt die transparente Herangehensweise großes Vertrauen, das sich im Laufe der Projekte immer wieder bestätigt.

Verzögerungen oder Produktivitätsverluste gab es keine, da wir parallel im alten System weiterarbeiten konnten, während wir schrittweise die Stammdaten einpflegten. Der Parallel-Betrieb ermöglichte es uns, Tests zu machen und alles zu überprüfen. Es gab keinen radikalen Schnitt – so konnten sich unsere Mitarbeiter an die neue Software gewöhnen, während sie die ganze Zeit produktiv blieben.

Im Laufe des Wechselprozesses haben wir eine langfristig angelegte Partnerschaft mit Spacewell Germany aufgebaut, die weit über die Einführung der Software hinausgeht. Spacewell Germany ist für uns nicht nur reiner Softwareanbieter, sondern ein Partner, mit dem wir gemeinsam kontinuierlich an weiteren Funktionen, Anbindungen und Optimierungen für unsere digitale Immobilienverwaltung arbeiten. Spacewell hat immer ein offenes Ohr für Verbesserungsvorschläge und widmet sich unseren Ideen und individuellen Bedürfnissen.
Auf Grund unserer ambitionierten Vision, eine ganzheitliche, digitale Verwaltungslösung zu schaffen, haben wir uns nach der iX-Haus- und DocuWare-Einführung intensiv mit den Softwareprodukten auseinandergesetzt und ein hohes internes IT-Verständnis aufgebaut. Die Bereitstellung interner Ressourcen, als auch die gute Begleitung durch das Spacewell Support Team sowie die Consultants war hierfür maßgeblich. Mit Spacewell hat sich eine enge Partnerschaft entwickelt, in der notwendige, noch nicht vorhandene Funktionen regelmäßig thematisiert wurden. Im Rahmen der laufenden Softwareweiterentwicklung oder durch von uns beauftrage Sonderprogrammierungen wurden diese schließlich implementiert.

Der Einsatz von iX-Haus verschafft uns immense Vorteile. Die Personalisierungs-möglichkeiten von iX-Haus und DocuWare haben es uns ermöglicht, im Zuge von Eigenentwicklungen viele Prozesse (wie Kostenfreigabe, Vermietung oder Kündigung) automatisieren und strukturieren zu können. Dies macht unsere Arbeit nicht nur effizienter, sondern erleichtert uns auch die Qualitätssicherung. Wir können mit höchstmöglicher Transparenz auf die Bedürfnisse unserer Kunden eingehen. Egal, ob Mieter oder Eigentümer: alle Beteiligten können die für sie relevanten Daten jederzeit von überall einsehen und bei Bedarf in die jeweiligen Geschäftsprozesse eingebunden werden. Darüber hinaus gibt es mit zahlreichen Partnerlösungen schier grenzenlose Möglichkeiten für Zukunftsentwicklungen.
So können wir unsere ambitionierte Digitalisierungsstrategie dank iX-Haus kontinuierlich weiterverfolgen.

Hintergründe zur Wechselstory:

Im Jahre 1798 gegründet, beschäftigt sich die Hoepfner Bräu mit der Verwaltung und Entwicklung eigener Immobilien. Unser Fokus liegt auf der Verwaltung von Büro- und Industriegebäuden. Wir entschieden uns für iX-Haus, weil unsere vorherige Software zu schlicht war und den steigenden Anforderungen nicht mehr gerecht werden konnte. Unser gewachsenes Verwaltungsvolumen erfordert eine Software, die die technischen und operativen Mitarbeiter entlastet. Wir wollten zudem eine Lösung, die uns alles aus einer Hand bietet. Die Integration zwischen Software und Dokumentenmanagement (DocuWare) war auch ein ausschlaggebendes Kriterium dafür, dass uns iX-Haus als Gesamtpaket überzeugt hat.

In der Vorlaufphase erstellten wir gemeinsam mit Spacewell Germany einen Projektplan und beschlossen, uns Zeitpuffer einzuräumen. So können wir etwaigen Engpässen vorbeugen. Wir haben das Wechselprojekt entzerrt, indem wir erstmal nur mit einem Teil unserer Gesellschaften starten, damit produktiv gehen und die Mitarbeiter mit iX-Haus arbeiten lassen. Weitere Gesellschaften folgen dann sukzessive – orientiert an ihrem jeweiligen Wirtschaftsjahreszyklus. So können wir uns in Ruhe mit der Software vertraut machen und Erfahrungen sammeln, die unter Umständen zu Optimierungsideen führen. Wir entschieden uns gegen eine große Datenübernahme, da unsere Daten bisher nicht in der Struktur vorlagen, die wir in iX-Haus anvisieren. Spacewell Germany unterstützt uns sehr gut bei der Einpflege aller Inhalte.

Der Software-Wechsel ist eine große Veränderung, in die alle Mitarbeiter miteinbezogen werden müssen. Besonders hervorheben möchten wir daher die umfangreichen Schulungen, die Spacewell-Consultants anhand unserer individuellen Anforderungen zusammengestellt haben. Während der Schulungen kristallisiert sich bei allen künftigen Anwendern heraus, wie viele Vorteile iX-Haus bietet und welche Effizienzsteigerung sich dadurch ergibt. Die Übungseinheiten, die schon lange vor dem Start des Produktivbetriebs beginnen, bereiten uns optimal auf den Wechsel zu iX-Haus vor. Anwender werden bei den Schulungen stets praxisnah einbezogen, was für einen guten Lerneffekt sorgt.

Die vielen Vorteile von iX-Haus zeigten sich schon früh im Wechselprozess. Effizientere Arbeitsprozesse zählen ebenso dazu wie die hohe Anpassbarkeit an die eigenen Bedürfnisse. iX-Haus ermöglicht die Standardisierung vieler Tätigkeiten, darunter Mahnungen und Verbuchung von Kontoauszügen. Hinzu kommen historische Mieterdaten. Die Software und deren Automatisierungen helfen uns dabei, Ressourcen für wichtige Tätigkeiten freizubekommen. Wir müssen unser Wissen nicht mehr auf einzelne Personen verteilen, sondern können es in iX-Haus bündeln und so Transparenz schaffen.

Hintergründe zur Wechselstory:

Als Bestandshalter liegt der Fokus von THE FLAG auf der Vermietung an Studenten, Senioren und Business-Kunden. Wir sind in den letzten Jahren stark gewachsen und mussten uns entsprechend neu aufstellen. Bisher arbeiteten wir lediglich mit einem simplen Buchhaltungsprogramm oder mit Excel. Bei mittlerweile 12 aktiven Immobilien benötigten wir dann doch eine Property-Management-Software. Manche Mitarbeiter hatten schon Erfahrung mit iX-Haus gesammelt, was uns die Entscheidung für Spacewell Germany erleichterte.

Property-Management-Software erfordert intern ein Umdenken. Da war es sehr wertvoll, in allen Etappen auf die Unterstützung und Erfahrung von Spacewell zurückgreifen zu können. Bis auf einige ausgewählte Buchhaltungsdaten migrierten wir keine Daten, sondern legten das Meiste neu an. Der kompetente und schnelle Support von Spacewell Germany erwies sich in allen Bereichen als erstklassig. Für Nutzer, die mit dem System noch nicht so vertraut sind, können die vielzähligen Einstellungsmöglichkeiten und Parameter innerhalb der Software (z. B. Rollenberechtigung einzelner Mitarbeiter) zunächst eine Herausforderung darstellen. Dank der Unterstützung der Spacewell Consultants konnte das notwendige Know-how schnell aufgenommen werden.

Für uns war es wichtig, dass beim Parallelbetrieb unseres alten Systems und der Testebene der neuen Umgebung keine Produktivitätsverluste entstanden. Wir konnten die Testebene mit Echtdaten befüllen und der Austausch der Stammsätze zwischen beiden Programmen lief reibungslos. Gemeinsam mit Spacewell Germany vereinbarten wir den Stichtag des Produktivbetriebs, der eingehalten wurde. Die größte Sichtbarkeit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhielt die Einführung des digitalen Rechnungsverlaufs, den wir mit DocuWare sicherstellen.

Auch nach der Inbetriebnahme von iX-Haus, begleitet uns Spacewell Germany weiterhin. Gemeinsam optimieren wir das System weiter – inklusive der Implementierung neuer Features. Regelmäßige Schulungen und Workshops stellen für unser Team sicher, dass wir die Software optimal steuern und einsetzen.

iX-Haus kann durchaus als Rundum-Sorglos-Paket bezeichnet werden. Unsere Nebenkostenabrechnung beispielsweise funktioniert als Teil des Asset-Managements wesentlich effizienter als früher. Das ist für uns ein zentraler Benefit, da wir durch unsere Spezialisierung auf Kurzzeitvermietungen erhöhte Anforderungen in diesem Bereich haben. Auch DocuWare steigert unsere Effizienz. Außerdem geht die Abstimmung aller Konten leichter als früher von der Hand, da vieles automatisiert ist. Der Wechsel zu iX-Haus hat sich definitiv gelohnt.